Die richtige Agentur ohne Pitch! – Teil1

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Als Unternehmen hat man bei der Suche der richtigen Agentur meist die Qual der Wahl. Das liegt darin begründet, dass es allein in Deutschland, in der Digitalsparte mehr als 213 Digitalagenturen gibt. Und jedes Jahr kommen weitere Startups und Markteilnehmer dazu. Für eine effektive Recherche und Selektion der passenden Agenturen gibt es eine Vielzahl an Kriterien, die man berücksichtigen muss. Dabei spielt es keine Rolle, ob man nach einer Werbeagentur, Digitalagentur, PR-Agentur oder Eventagentur sucht. Die Anforderungen zum Sondieren der richtigen Agentur, sind im Grundsatz die Gleichen und unterscheiden sich meist nur bei der inhaltlichen Ausrichtung. Wichtig ist, dass man im Vorfeld eine bewußte Entscheidung trifft, ob man grundsätzlich mit oder ohne eine Agentur arbeiten möchte. Agenturen werden in erster Linie beauftragt, weil sie Erfahrungen und Kompetenzen in ausgewählten Bereichen mitbringen, die die Unternehmen selbst nicht abbilden. Das Vertrauen und das partnerschaftliche Arbeiten auf Augenhöhe ist dabei eine Grundvoraussetzung für eine harmonische und erfolgreiche Zusammenarbeit. In der folgenden Auflistung wird beispielhaft dargelegt, wie eine Agenturauswahl aus Sicht eines Unternehmens auch ohne Pitch erfolgen kann:

 

Überblick

01 | Anforderungen definieren.

02 | Agentur Recherche und Screening

03 | Kostenanalyse und Selektion

04 | Präsentation und persönliches Kennenlernen

05 | Die Entscheidung und Beauftragung

 

01 | Anforderungen definieren.

  1. Welche allgemeinen Kriterien sind für uns als Unternehmen und für das Projektergebnis wichtig?
  2. Welche Erwartungen stelle ich an die Agentur (Manifesto)
  3. Welche Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein?
  4. Was für ein Budget habe ich zur Verfügung?
  5. Welche Kollegen sollten Teil des Projektteams werden? (Kompetenzspezifische Auswahl je nach Projekt)
  6. Wieviele Personen werden das Projektteam bilden?
  7. Wie werden wir ausreichend Freiraum schaffen, um das Projekt, neben dem Tagesgeschäft, zu unterstützen?
  8. Wer wird alle relevanten Entscheidungen im Rahmen des Projektes treffen?
  9. Wer ist intern dafür zuständig Informationen und Unterlagen für die spätere Umsetzung bereit zu stellen? (z.B. Texte, Bilder, Grafiken, Daten, usw.)
  10. Wer wird von uns der primäre Ansprechpartner für die Agentur sein und die Freigaben erteilen?
  11. Welche Person wird das Briefing / Lastenheft / Pflichtenheft erstellen?
  12. Wie muss das Briefing / Lastenheft und ggf. das Pflichtenheft aufgebaut sein, damit es den Anforderungen von Agenturen entspricht?
  13. Welche Person wird die Vorauswahl und die Entscheidung treffen, welche Agentur den Auftrag erhält?

 

02 | Agentur Recherche und Screening

Im zweiten Schritt kann man nun, gemäß der unter Punkt (a) und (b) definierten Anforderungen, auf die Suche gehen, um die passende Agentur zu finden. Wenn man zum Beispiel nun über die Google-Suche eine grobe Vorauswahl an Favoriten getroffen hat, geht es im nächsten Schritt zur Referenzschau. Hier kann man als Auftraggeber schnell feststellen, ob die Tonality der Arbeiten den, anhand der Kriterien und Erwartungen, festgelegten Vorstellungen entsprechen. Dabei können folgende Faktoren als Auswahlkriterium einfließen: Philosophie, Credo, Selbstdarstellung, Kreativität, Design, Realisierung, Kompetenzen, Branchenerfahrung, Standort, Anzahl der Mitarbeiter (sofern relevant), Sympathiefaktor (anhand der Webseite).

 

Aus Agenturperspektive sehen wir das Thema Branchenerfahrung und Standort als weniger entscheidend an. Warum? Da es ein Vorteil sein kann, wenn man sich in der jeweiligen Branche nicht so gut auskennt. Dadurch besteht die Möglichkeit neue Sichtweisen und Ideen zu gewinnen.  Der Standort ist im Zeitalter des Internets und aufgrund  der vielen Verkehrs- und Transportmittel nicht mehr ausschlaggebend. Sicherlich hängt hier der Grundsatz von der Zielsetzung ab. Zu wichtigen Anlässen oder Meilensteinen lässt es sich, durch ein gutes bundesweites und internationales Verkehrsnetz, schnell zueinander finden.

 

03 | Kostenanalyse und Selektion

Nachdem nun 3 bis 5 Agenturen anhand der oben genannten Kriterien und der Referenzen vorselektiert wurden, empfiehlt es sich im nächsten Schritt, die Preise der Agenturen anzufragen. Der Vergleich der Grundpreise (Leistungsbezogene Stunden und Tagessätze)  hilft beim Einschätzen des Preisniveaus und zur Evaluierung der richtigen Agentur, mit der man dann ein persönliches Treffen anstrebt. Die Grundpreise bieten zwar für den Anfang eine ungefähre Orientierung, dennoch lässt sich daran nicht eindeutig festmachen, welche Agentur die preislich beste Option wäre. Das liegt darin begründet, dass bei der Kalkulation der Eigenleistungen unterschiedliche Erfahrungswerte und Herangehensweisen zugrunde liegen. Das bedeutet, dass eine »Agentur A« mit höheren Grundpreisen im Vergleich zu einer »Agentur B« mit niedrigeren Preisen, dennoch die preislich attraktivere Variante sein kann. Das ist dann der Fall, wenn bei gleicher Leistung »Agentur A« nur die Hälfte der von »Agentur B« kalkulierten Zeit, für die Umsetzung, benötigt. Grundsätzlich sollte aber immer der persönliche Anspruch, Kompetenz und das Preis-/Leistungsverhältnis im Vordergrund stehen. Der Preis darf nie primär die Entscheidung beeinflussen, da die Wahl einer Agentur immer im Einklang, mit der Erreichnung der Unternehmensziele, stehen muss.

 

04 | Präsentation und persönliches Kennenlernen

Mit einem ganzheitlichen Eindruck und 3 Finalisten in der engeren Auwahl, können nun die Agenturen angeschrieben werden, um sie für ein persönliches Treffen anzufragen. Es empfiehlt sich, dass Entscheider und Projektmanager des Unternehmens an dem geplanten Treffen teilnehmen, um die Grundvoraussetzung einer Zusammenarbeit auszuloten. Es bietet sich an, neben einer Agenturpäsentation auch das ursprüngliche Briefing als Gesprächsgrundlage zu nutzen, um die Sicht- und Herangehensweise der Agentur zu verstehen und kennenzulernen.

 

05 | Die Entscheidung und Beauftragung

Man kann sich nun anhand der gewonnenen Erkenntnisse bewußt und entschlossen für eine Agentur entscheiden und diese beauftragen. Die Rahmenbedingungen einer Zusammenarbeit sollten in einem Projektvertrag oder Agenturvertrag festgehalten und von beiden Seiten bestätigt werden.

In Teil2 unseres Beitrags widmen wir uns dem Thema Fallstricke bei der Agenturauswahl

 

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